Più della metà dei progetti non si conclude in modo conforme alla pianificazione iniziale!

Secondo il Report annuale “The State of Project Management” 2020 della Wellington:

• Il 71% dei progetti non rispetta le deadline
• Il 57% spende più di quanto previsto
• Nel 60% dei casi non si generano i benefici e il valore sperato

Per avere tu stesso evidenza di questi e altri dati relativi al project management puoi accedere al report della Wellington qui.

Spesso si pensa che la metodologia Agile e quindi lo Scrum sia adatta solo in ambito IT o dove è già attiva la metodologia del Project Management, scoprirai continuando a leggere che può essere applicata a qualunque progetto, anche in quelli che coinvolgono le strutture HR (Human Resources).

Ad esempio, se volessimo riportare all’ambito risorse umane le informazioni citate poco sopra, si potrebbe dire che solamente 1 progetto (di selezione o formazione) su 3 finisce nei tempi previsti e che quasi il 60% delle volte si investono più risorse economiche rispetto a quelle preventivate per “portare a bordo” una risorsa o sviluppare le sue competenze.

La buona notizia è che, per evitare di cadere in queste casistiche puoi utilizzare il mindset Agile e 4 tipologie di meeting appartenenti all’Agile Scrum.

In particolare, in questo articolo scoprirai cosa è lo Scrum (una metodologia Agile), quali eventi lo compongono e come usarli per gestire al meglio i tuoi progetti.

• Cos’è lo Scrum?
• Perché è utile usare l’Agile Scrum
• Le 4 riunioni principali del metodo Scrum
• Scrum Agile nel mondo HR: un connubio possibile (e auspicabile!)

Cosa è lo Scrum?

Lo Scrum è un metodo creato negli anni ‘90 per rendere più produttivo il lavoro di programmazione dei team di sviluppo di software.

La sua principale caratteristica è una pianificazione ed esecuzione a corto raggio, in periodi da 1 a 4 settimane. Questi periodi si chiamano Sprint e servono a concentrarsi sulla realizzazione di un obiettivo parziale del progetto.

I team lavorano attraverso flussi di “consegne” parziali che, a mano a mano, aggiungono “valore” al prodotto finale secondo una logica iterativa ed incrementale.

Perché è utile usare l’agile Scrum?

Oggi il cambiamento è più veloce e più frequente che mai e in questo contesto è importante sapere come:

• adattarsi e rispondere alla fluidità del contesto;
• allocare nei progetti le giuste risorse finanziarie e umane;
• creare “sicurezza psicologica” e quindi non aver paura di affrontare incognite e sbagliare irrimediabilmente;
• lavorare in team con motivazione;
• promuovere la ownership delle persone;
• testare sempre l’effettivo “valore” del lavoro svolto.

Le 4 riunioni principali del metodo Scrum

1°: La Sprint Planning

La Sprint Planning è una riunione in cui un Team pianifica il lavoro in un arco temporale da 1 a 4 settimane. In questa riunione si definisce il risultato da raggiungere e quali azioni devono essere fatte per raggiungerlo. Si crea così lo Sprint Backlog, ossia la lista di cose da fare! Un progetto può durare diverse Sprint e ogni Sprint durerà appunto da 1 a 4 settimane. Nella Sprint Planning “scomponiamo” l’obiettivo in sotto obiettivi e ci assicuriamo che tutte le azioni per raggiungerli siano definite in modo chiaro e assegnate alle persone del team. Grazie alla scomposizione in sotto obiettivi saranno evidenti le interdipendenze delle attività ed emergerà così la sequenza delle azioni da svolgere per raggiungere gli obiettivi della Sprint in corso.

2°: I Stand up meeting

Sono riunioni quotidiane: ogni giorno il team si incontra per un periodo massimo di 15 minuti utile a pianificare la giornata. Vi partecipano solo i membri del team, i quali condividono cosa si è fatto ieri, cosa si farà oggi e quali difficoltà ostacolano il raggiungimento degli obiettivi della giornata. Di solito se ne fa carico lo Scrum Master di cui vi parleremo meglio in un’altra sede.

3°: La Sprint Review

Una volta terminata la Sprint, il team si riunisce con il committente del progetto (interno o esterno) per analizzare il lavoro svolto (presentando anche le difficoltà incontrate) e per ricevere il suo feedback. Il feedback del cliente è essenziale perché permette al team di individuare eventuali errori e i miglioramenti necessari così da pianificare al meglio la Sprint successiva. In questo modo è possibile modificare rapidamente il lavoro svolto e adattarlo alle necessità del cliente. Risparmiamo risorse e tempo, garantiamo il valore di ciò che viene creato rispondendo in modo adeguato alle attese del cliente.

4°: La Sprint Retrospective

È la riunione che avviene immediatamente dopo la Sprint Review, nella quale solo il team si riunisce per analizzare come è arrivato al risultato. Il focus dell’auto-analisi è sulle modalità di lavoro. In sintesi, il team risponde a tre domande: “Cosa abbiamo fatto bene e quindi dobbiamo continuare a fare nello stesso modo? Cosa non abbiamo fatto bene e dobbiamo cambiare? Cosa non abbiamo fatto e dobbiamo cominciare a fare?”

Si ottengono così delle importanti informazioni che permettono il continuo miglioramento del flusso di lavoro del team.

In estrema sintesi le best practice da mettere in atto nei tuoi progetti sono:

• pianificare il lavoro in brevi periodi (da 1 a 4 settimane);
• riunire quotidianamente il team per assicurare che tutti sappiano cosa fare;
• riunirsi periodicamente con il “cliente” del progetto per promuovere trasparenza, per condividere le informazioni circa l’andamento del progetto e per ricevere il feedback;
• riunire periodicamente il team per apprendere dall’esperienza adattando in itinere l’operato.

Uno dei metodi di visualizzazione più utilizzati durante questi 4 meeting è la kanban board. Per approfondire cos'è e come funziona leggi l'articolo dedicato.

Scrum Agile nel mondo HR: un connubio possibile (e auspicabile!)

Come ti ho anticipato, per esplicitare meglio quanto visto finora, mi piacerebbe condividere con te un progetto aziendale che ho affrontato con il Mindset Agile durante la mia carriera in ambito HR.

Alcuni anni fa ho condotto un progetto di Talent Attraction in una multinazionale del settore Telecomunicazioni che subiva un turnover estremamente elevato dovuto alla possibilità di ottenere una retribuzione più gratificante. Lo scenario era molto competitivo e i profili ricercati erano difficili da reperire in quanto fortemente qualificati.

L’organizzazione aveva bisogno di una soluzione per evitare la fuga dei talenti e la conseguente perdita di know-how senza dover o poter utilizzare la leva economica e senza “rubare” i talenti ai concorrenti.

Come mi ha aiutato il Mindset Agile? Come ho usato le pratiche Scrum?

Il mio team ed io abbiamo cambiato la visione del problema immaginando dove poter trovare un alto numero di risorse. Dove potevamo trovarle? Nelle università. Dovevamo quindi andare alla fonte, scegliere i migliori talenti e decidere un investimento formativo importante su di loro. Dovevamo in qualche modo “fare in casa” ciò di cui avevamo bisogno.

Per rispondere al problema del turnover abbiamo sviluppato dei piani di carriera molto attrattivi su un periodo di 4 anni. I giovani ingegneri entravano come Trainee e terminavano il programma come Specialist. La qualificazione professionale che riuscivano a raggiungere, sostenuta anche da piani formativi centrati sulle soft skill, aveva lo scopo di motivare i talenti a rimanere.

Grazie ai 4 eventi che ho condiviso sopra siamo riusciti a completare un progetto molto complesso nel tempo stabilito e nel budget previsto. Sapendo quale era l’obiettivo finale da raggiungere (il risultato atteso dalla mia organizzazione), ci siamo concentrati, di volta in volta, su parti specifiche del progetto.

Abbiamo suddiviso il progetto in 5 Sprint:

1. strutturazione del programma;
2. divulgazione del programma sui media e visita ad alcune università per parlare con i laureandi;
3. selezione dei candidati;
4. formazione interna dei candidati;
5. assegnazione delle persone alle strutture interne dell’organizzazione.

Ad ogni Sprint abbiamo effettuato la Sprint Planning, durante la quale abbiamo scomposto il macro-obiettivo in sotto obiettivi da raggiungere in ciascuna Sprint della durata di 4 settimane. Questo procedimento è stato essenziale per mappare fin da subito tutte le attività e le interdipendenze con le altre strutture interne ed esterne. È stato quindi facile stimare dove ci sarebbero stati dei “colli di bottiglia” ed evitare di rimanere bloccati a causa di questi ultimi.

Durante le Sprint organizzavamo degli incontri quotidiani, ispirati ai Daily Stand-up, con i diversi stakeholders (la struttura di selezione, quella di formazione, i partner esterni ed interni), per fare il punto della situazione. In questo modo eravamo sempre aggiornati sulla progressione del lavoro e potevamo risolvere gli eventuali problemi.

Nel corso di questo lavoro, che è si è protratto per circa 5 mesi (5 Sprint), ogni due settimane organizzavamo una Sprint Review con i Dirigenti delle strutture che avrebbero ricevuto i giovani talenti per aggiornarli su quanto fatto e per raccogliere il loro feedback. Grazie a questa pratica lavoravamo in trasparenza, eravamo tutti sempre allineati e riuscivamo ad adattare il progetto qualora necessario.

Alla fine di ogni “Sprint” facevamo i Retrospective Meeting in cui analizzavamo il lavoro svolto e imparavamo dalle esperienze fatte. Grazie a questa pratica, le edizioni successive del programma sono state condotte con maggior efficacia e in minor tempo.

La nostra grande soddisfazione, oltre al risultato di progetto, è stato il fatto di diventare un benchmarking per le altre aziende. E così la concorrenza era diventata il nostro pubblico!  

Bene, spero di averti aiutato a capire un po' di più come tu possa usare questo nuovo modo di lavorare e migliorare così i tuoi risultati nella la gestione di progetti.

L’invito che ti faccio ora è: scegli una delle 4 pratiche e sperimentala nel tuo posto di lavoro, condividi con le persone questi “eventi” e inizia a creare un mondo “Agile” intorno a te.

Buon lavoro (AGILE)!

di Benito Guidi - Trainer e coach
per The Coachingroup